Cómo facturar en lote a varios clientes a la vez
Un abono mensual, una cuota, un mismo servicio para toda tu cartera: la facturación en lotes emite todos los comprobantes en una sola operación, cada uno con su CAE.
Para qué sirve (y para qué no)
El caso típico: cobrás un abono o cuota igual a muchos clientes — un gimnasio, un colegio, un servicio mensual de mantenimiento, una expensa. Facturar uno por uno es repetir veinte veces la misma pantalla. El lote lo reduce a tres decisiones: qué producto, a qué clientes, y si se envía por email.
Cómo funciona la emisión por lote:
- Se factura un producto o servicio por lote, cantidad 1 por cliente.
- El precio sale del producto — o de la lista de precios asignada a cada cliente, si tiene una.
- La letra del comprobante se determina cliente por cliente según su condición fiscal (la misma regla de Factura A, B o C).
- Cada factura sale con su CAE de ARCA individual.
Para importes distintos por cliente o ventas con varios ítems, el lote no es la herramienta: eso se hace con la venta individual.
La facturación en lotes se habilita por cuenta, con un máximo de comprobantes por lote acorde a tu plan y operatoria. Si no la ves en el menú, pedila por WhatsApp.
Emitir un lote paso a paso
1Elegí el producto y los clientes
En Facturación en lotes, seleccioná el producto o servicio y marcá los clientes. Hay buscador por nombre, email o CUIT, y un "Seleccionar todos" para carteras completas. El tilde de email envía el comprobante a cada cliente que tenga email cargado, apenas sale el CAE.
2Facturá y mirá el progreso en vivo
Al confirmar, el lote pasa a procesarse en segundo plano: podés seguir usando el sistema mientras las facturas salen. La pantalla de progreso muestra emitidas, fallidas y pendientes en tiempo real.
Cómo se procesa el lote por dentro
Cada comprobante del lote es una emisión independiente contra ARCA. Eso tiene dos consecuencias que valen la pena conocer:
- Un fallo no frena el lote. Si ARCA rechaza una factura (o un cliente tiene un dato inválido), solo ese comprobante queda marcado como fallido, con el motivo visible. El resto sigue.
- Los errores transitorios se reintentan solos. Si ARCA está caído o lento (pasa más seguido de lo que debería — acá contamos por qué), el sistema espera y reintenta automáticamente hasta 3 veces, regulando el ritmo para no saturar el servicio.
Además, hay un lote activo por vez: hasta que el actual no termina, no se puede lanzar otro. Eso evita duplicar comprobantes por error.
Después de emitir: cobros
Las facturas del lote quedan emitidas y pendientes de cobro — el lote factura, no cobra. Cuando el cliente paga, lo registrás como cualquier otra factura: con un recibo de cobranza imputado, o por cuenta corriente si el cliente opera a cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas facturas puedo emitir por lote?
El máximo por lote se configura por cuenta, según tu plan y tu operatoria. Si un lote supera tu límite, el sistema te lo indica antes de emitir nada.
¿Qué pasa si una factura del lote falla?
Solo esa queda como fallida, con el motivo registrado; el resto del lote continúa. Los errores transitorios de ARCA se reintentan automáticamente hasta 3 veces.
¿Puedo facturar distintos importes a cada cliente en el mismo lote?
No: el lote emite el mismo producto (cantidad 1) a todos. El importe solo varía si el cliente tiene una lista de precios distinta asignada. Para importes a medida, usá la venta individual.
¿Las facturas del lote quedan cobradas?
No, quedan pendientes de cobro. El cobro se registra después con un recibo o por cuenta corriente.
¿Qué letra sale cada factura del lote?
La que corresponde a cada cliente según su condición fiscal, igual que en una venta individual. Un mismo lote puede generar Facturas A y B mezcladas.
¿Querés habilitar la facturación en lotes o ajustar tu límite? Escribinos por WhatsApp.